Pour créer une nouvelle compétition (nommée meeting dans la plupart des guides), il faudra vous rendre au menu à gauche (de couleur bleue foncée) et :

- (i) sélectionner Rechercher, puis cliquer sur le bouton plus bas, Créer, sur fond gris clair

ou

- (ii) sélectionner Créer dans le menu à gauche sur fond bleu foncé (au dessus de Rechercher).


Il vous faudra remplir au minimum les champs obligatoires se trouvant dans les sections Informations générales, Lieu, et Paramètres spécifiques au pays choisi.




Ce guide est composé de plusieurs sections :



Création d'une compétition


1. Saisir le nom de la compétition dans Appellation du meeting.




2. Choisir la Saison dans laquelle la compétition se déroulera. (Notez que les épreuves à choisir peuvent dépendre de la saison, estivale - en plein air ou hivernale - en salle).



Veuillez noter : vous ne pouvez PAS modifier le champ Saison après avoir créé la compétition.


 

3. Choisir le Type de meeting qui désignera le niveau de la compétition (National, Régional, etc.). 


Choisir Test au cas où vous souhaiteriez tester la plateforme et ajouter une fausse compétition. Vous rendre au guide Ajouter une compétition test pour obtenir plus d'informations.


Il faut se souvenir de choisir le statut Scolaire si vous souhaitez montrer le nom des établissements scolaires au lieu des noms des clubs sur les start-lists et sur les listes des résultats. 


De plus, si vous choisissez le type comme étant Scolaire et le pays comme étant les États-Unis, vous verrez les différents niveaux scolaires (grades en anglais) pour les athlètes (sur les start-lists, les résultats, dans les fichiers PDF et dans l'application).



Veuillez noter : vous ne pourrez PAS modifier le Type de meeting après avoir choisi l'option Scolaire ou Test, et après avoir sauvegardé/créé ce meeting avec cette option.


4.  Définir le Statut du meeting pour contrôler la visibilité de la compétition dans l'application et sur le site public avec la liste des compétitions. 

La configuration par défaut lors de la création d'une compétition est Brouillon, ce qui signifie que l'évènement n'est pas encore visible par les athlètes et les fans. 


Veuillez noter : Il vous faudra d'abord créer et sauvegarder votre nouvelle compétition avant de pouvoir modifier le statut de Brouillon vers un autre statut de votre choix.


Vous ne devez modifier ce champ du statut Brouillon à un autre statut que si la compétition est prête à être publiée (c.a.d. que la compétition sera visible par tous dans l'application Roster Athletics et le site Web Roster avec la liste des épreuves).



Veuillez noter : vous ne pouvez PAS redéfinir le Statut du meeting comme étant Brouillon après avoir opté pour le statut Planifié, Ouvert, Terminé ou Annulé.


  • Le statut Brouillon veut dire que la compétition n'est PAS visible dans l'application et le site public. Il est possible de permettre l'accès à l'évènement pour une sélection de personnes en créant un mot de passe (voir plus d'informations à ce sujet dans le guide Ajouter un mot de passe) ou de le rendre non visible dans les résultats de la recherche en vous rendant dans la section Extras (voir plus bas la section Visibilité des résultats de la recherche)
  • Le statut Planifié veut dire que la compétition est visible dans l'application et sur le site public, mais la plupart des données (par ex. start-lists, résultats, fil d'actualité, jeu virtuel, etc.) ne peuvent être accessibles au public.
  • Le statut Ouvert veut dire que tous les utilisateurs de l'application peuvent trouver et voir la compétition ainsi que toutes les données de celle-ci.
  • Le statut Terminé veut dire que la compétition est toujours visible dans l'application et sur le site public mais le jeu virtuel Fantasy est terminé (si activé).
  • Le statut Annulé status veut dire que la compétition est visible dans l'application et sur le site publicmeans the meet/meeting is visible in the app and public website avec l'annotation appropriée. Les participants ne peuvent plus s'inscrire.


5. Choisir la date et heure du début du meeting (heure locale) ainsi que date et heure de fin de ce meeting (heure locale).



 

Il est possible de modifier le format de date et d'heure dans les paramètres de l'utilisateur. Voir plus dans le guide Format de date et d'heure.


6. Choisir l'unité de mesure souhaitée pour votre compétition.

Le système aux unités Métriques est le système par défaut mais il est possible de choisir le système impérial. Pour utiliser les pieds et les pouces à la place des mètres et centimètres, sélectionnez le système aux unités Impériales (demi-pouce) ou Impériales (quart de pouce)  ici. Cela ne peut pas être modifié après la création de la compétition, mais veuillez noter que chaque utilisateur de l'application Roster et du site publique peut sélectionner ses unités de mesure préférées à utiliser dans l'application et sur le site via les paramètres.



Remarque pour les organisateurs utilisant des pieds-pouces :

La différence est que l'utilisation de l'Impérial (demi-pouce) sera convertie avec précision en unités métriques, tandis que l'utilisation de l'Impérial (quart de pouce) peut entraîner des problèmes de conversion en métrique. Deux résultats différents d'un quart de pouce peuvent entraîner le même résultat de centièmes métriques. Le classement pourrait être incorrect si vous visualisez ensuite en métrique. Nous recommandons ainsi aux organisateurs d'utiliser l'Impérial (demi-pouce) lorsque cela est possible pour la meilleure expérience globale permettant aux utilisateurs de l'application de choisir entre les pieds-pouces et la métrique (sélectionnable dans les paramètres de l'application).


Veuillez noter : il n'est PAS possible de modifier les Unités de mesure après avoir créé le meeting.


 

7.  Choisir le nom de la Ville où la compétition va se dérouler.



8. Choisir le nom du Pays où la compétition va se dérouler. Il est possible de choisir le pays à partir d'une liste déroulante ou d'écrire le nom du pays dans le champ Filtre.

 


Veuillez noter : après avoir sélectionné le pays les catégories d’âge et le matériel appropriés seront sélectionnés pour le pays choisi (s’ils existent).


Au cas où la compétition se situe aux États-Unis, il faudra alors choisir l'État où il se déroule.



9. La Zone horaire est sélectionnée de manière automatique et si toutes les données sont correctes, il sera alors possible de cliquer sur le champ bleu Sauvegarder pour créer la compétition. S'il y a une correction à apporter, il faudra alors vérifier le pays et la ville, l´État ou le code postal.


10. Choisir la cartographie adéquate dans la section Catégories d'âge & matériel utilisé (ou utiliser les valeurs par défaut de la configuration générale).



Veuillez noter : il n'est PAS possible modifier les valeurs dans la section Catégories d'âge & matériel utilisé après avoir créé la compétition. Il faut donc vous assurer que vous avez fait le bon choix.


La section Paramètres spécifiques au pays choisi vous permet de contrôler le type de catégories d'âge disponibles pour votre compétition, la cartographie du matériel utilisé ainsi que les barêmes de cotation (pour les épreuves combinées et les compétitions par équipes) dans votre pays ou par votre organisation spécifique (par exemple World Athletics). Sinon, un paramètre général par défaut sera appliqué pour la cartographie et toutes les catégories d'âge standards seront disponibles pour votre compétition. 

  • Catégorie d'âge et le matériel utilisé - par défaut sera la sélection définie dans la configuration Générale. Si vous le souhaitez, vous pourrez choisir un pays spécifique et utiliser les données associées à celui-ci (ou une organisation spécifique comme World Athletics). Vous ne pourrez pas modifier ce champ une fois que le meeting sera créé. Ce champ est essentiel pour appliquer automatiquement les bons barêmes de points et les bons facteurs de classement par âge pour votre compétition s'ils sont utilisés.
  • Catégorie d'âge par défaut - la catégorie d'âge qui sera sélectionnée automatiquement lors de l'ajout d'une nouvelle épreuve. Vous avez la possibilité de modifier la catégorie d'âge dans le Calendrier des épreuves pour chaque épreuve. Ce champ peut également être modifié à tout moment.
  • Profils des catégories d'âge - définit les catégories d'âge disponibles pour votre meeting : Standard pour les catégories d'âge standards, Élargi pour des catégories d'âge spécifiques associées à votre pays ou à une organisation spécifique. Ce champ peut être modifié à tout moment.
  • Vérification de la catégorie d'âge - sélectionnez Strict si les athlètes doivent concourir (i) uniquement dans leur propre catégorie d'âge, Standard (ii) si les athlètes doivent concourir dans leur propre catégorie d'âge ou dans une catégorie d'âge supérieure pour les jeunes ; catégorie propre et catégorie d'âge inférieure pour les Masters, ou Aucun (iii) si les athlètes peuvent concourir dans n'importe quelle catégorie d'âge.
  • Vérification de la licence (uniquement disponible si le pays est configuré comme étant l'Angleterre, le Pays de Galles ou le Royaume Uni) - sélectionner Strict (i) si l'athlète doit présenter un numéro de licence valide, Autoriser les étrangers (une licence est requise pour les athlètes nationaux) si les athlètes représentants l'Angleterre et le Pays de Galles doivent avoir une licence valide le jour de la compétition et cela pour l'inscription en ligne. Les athlètes étrangers ne faisant par partie de l'Angleterre et du Pays de Galles sont autorisés à s'inscrirer sans une licence, ou Aucune (iii) au cas où il n'y a pas d'obligation de présenter une licence valide. 

Veuillez noter : le système ne vérifiera pas un athlète (validité de la licence) si l'âge de l'athlète est en dessous de 11 ans le jour de la compétition.

  • Sélection des catégories d'âge - Les catégories d'âge que vous sélectionnez ici seront les catégories d'âge que vous pourrez choisir en configurant les épreuves dans le menu Calendrier et en attribuant une catégorie d'âge à un athlète dans la start-list pour une épreuve multi-âge.


Champs supplémentaires d'information


Il est possible d'ajouter et de choisir des informations supplémentaires en rapport avec le meeting dans la section Informations générales. 

  • Compétitions par équipes - activer les compétitions par équipes si votre meeting inclut une(des) compétition(s) par équipes. Se rendre vers le guide  Configurer une compétition par équipes pour plus de détails.
  • Score individuel - activer cette option si vous voulez ajouter ce type de cotation à votre compétition. Voir plus de détails dans le guide Configuration d'une compétition de type Score individuel.  
  • Inscription - l'activer si vous voulez utiliser le système d'inscription Roster Athletics. Pour les détails, voir les guides relatifs à l'Inscription.
  • Confirmation des inscriptions (check-in) - activer cette fonctionnalité pour vérifier les inscriptions faites à une date antérieure, et avant le début des épreuves. Voir plus d'informations à ce sujet dans le guide Confirmation d'une inscription.
  • À propos de - toute information textuelle en rapport avec la compétition et visible sur le site public.
  • Photo du meeting - il est possible d'ajouter une photo pour la compétition organisée, celle-ci sera visible dans l'application et sur le site publique en tant que photo de couverture de la compétition. Le logiciel choisira automatiquement une photo dans les archives de Roster Athletics si vous ne choisissez pas de photo. Nous vous recommandons d'ajouter des images au format 1280x850 pixels et d'éviter d'ajouter des logos, etc. près des bords extérieurs des photos pour vous assurer qu'elles apparaissent correctement dans l'application et sur le site Web..

 

Dans la section Contact vous pourrez ajouter ou choisir les informations suivantes :

  • Email du contact - email de l'organisateur visible par les participants. Il fera partie des informations de la compétition.
  • Téléphone du contact - le numéro de téléphone de l'organisateur visible par les participants. Il fera partie des informations de la compétition.


Dans la section Lieu, il est possible d'ajouter ou choisir les informations suivantes :

  • Nom du lieu où se déroule le meeting - le nom du stade, de la salle, ou autre lieu où l'évènement de dérouleraa.
  • Adresse postale - l'adresse du lieu où la compétition se déroulera.
  • Code postal - le code postal ou le zip code (pour les États-Unis) de la ville où la compétition se déroulera.


Dans la section Extras, vous pourrez voir les champs suivants :

  • Podium supplémentaire - Contrôle le nombre de rubans ou badges de récompense attribués aux athlètes en plus des médailles d'or, d'argent et de bronze (si le nombre 2 est sélectionné par exemple, la liste des résultats montrera les médaillés standards, or, argent et bronze, ainsi qu'un ruban ou badge pour la 4ème et la 5ème place, donc 2 athlètes récompensés en plus).
  • URL du Streaming HLS - Si disponible, vous pouvez ajouter une vidéo streaming au format HLS. Voir plus dans le guide Ajouter du streaming HLS en direct (si disponible).
  • Jeu virtuel Fantasy - Activer le jeu Fantasy Roster pour votre évènement. Voir plus de détails dans le guide Ajouter un jeu virtuel. 
  • Visualisation de la date de naissance - Complète (défaut), Non visualisée, Année seulement.
  • Configuration du fil d'actualité - choisir le mode de fonctionnement de ce fil d'actualité : Activé (défaut), Restreint (seuls les organisateurs peuvent poster depuis le portail web d'administration, aucun utilisateur / fan ne peut commenter), Désactivé (pas de fil d'actualité).

Veuillez noter : lors de la désactivation ou de la réactivation du fil d'actualité, la mise en œuvre actuelle de l'application grand public Android nécessitera de quitter et de saisir à nouveau l'application pour que les modifications aient lieu. Il est donc recommandé de faire la sélection du mode d'alimentation avant le début de l'événement où un plus grand nombre d'utilisateurs sera sur l'application grand public.

  • Visibilité dans les résultats de la recherche - décide si votre compétition doit être visible dans les résultats de la recherche de l'application grand public Roster Athletics et du site Web publique comprenant la liste des évènements. Il est possible de sélectionner Exclure, par exemple lors de la création d'une compétition. Il est cependant toujours possible d'utiliser toutes les fonctionnalités (l'inscription inclue), mais il vous faudra partager le Lien public de manière manuelle avec les personnes qui sont intéressées (vous pourrez le trouver dans la section Informations générales). 
  • Visibilité non partant - décide si les athlètes avec le statut NP (Non Partant) doivent être visibles dans les documents publics tels que les fichiers PDF, les tableaux d'affichage et les résultats du site Web public.
  • Autoriser les participants hors compétition - décide si vous souhaitez avoir la possibilité de marquer le participant comme hors compétition. Les participants marqués ne se verront pas attribuer de place, ne seront pas automatiquement avancés, ne compteront pas dans les compétitions par équipes, etc. L'activation de cette option ajoutera une colonne HC à la start-list.


Sous l'onglet Statistiques il vous sera possible de charger et de voir les statistiques liées à votre événement :

  • Le nombre de départs (total tout sexe confondu, total par sexe, détail sur le nombre de relais),
  • Le nombre unique d'athlètes (total tout sexe confondu, total par sexe, membres des relais inclus/non inclus),
  • Statistiques pour les clubs et les équipes (au cas où les compétitions par équipes sont activées).


Pour les fonctionnalités supplémentaires de la page Détails, veuillez consulter les guides de l'utilisateur suivants :