Le site web des compétitions Roster est l'interface principale pour les athlètes, les entraîneurs, les parents et les clubs. Vous pouvez y trouver toutes les informations nécéssaires pour inscrire les participants aux compétitions organisées sur la plateforme d'athlétisme Roster. Ce guide de l'utilisateur couvre les principales caractéristiques, notamment la manière de créer votre compte ainsi que la manière de vous inscrire à votre première compétition.
Veuillez noter : les captures d'écran et la description de certaines activités ci-dessous peuvent ne pas refléter exactement le fonctionnement du site web si vous utilisez un appareil mobile.
Le guide est organisé comme suit :
Pour commencer, vous rendre sur le site suivant https://meets.rosterathletics.com/.
Recherche de compétitions
La vue par défaut affiche un ensemble de filtres que vous pouvez utiliser pour trouver les compétitions qui vous intéressent ainsi que des compétitions Points forts qui sont mises à l'affiche.
Rechercher votre compétition en tapant le nom (ou éventuellement une partie du nom) dans le champ approprié ou en utilisant le Pays choisi (vous pouvez sélectionner l'option Mon pays pour trouver des compétitions basées sur votre situation géographique). Des plages de Dates peuvent aussi être utilisées (vous pouvez facilement définir la plage sur la semaine passée ou la semaine suivante).
Le système indique la date et l'horaire de début de la compétition dans le fuseau horaire local de celle-ci. Il est cependant possible de basculer dans votre propre fuseau horaire en cliquant sur la date et l'horaire de la compétition (uniquement possible si le fuseau horaire est différent du votre).
Cliquer sur son nom ou sur le lien Plus de détails au cas où vous auriez trouvé la compétition à laquelle vous souhaitez vous inscrire.
Aperçu de la compétition
Vous verrez les détails ainsi que plusieurs onglets une fois sur la page de la compétition.
L'onglet À propos de comprend deux sections :
- À propos de - informations sur la compétition sous forme de texte (le champ peut être vide si l'organisateur n'a fourni aucune information).
- Manuel du meeting - fichier PDF avec toutes les informations détaillées en relation avec la compétition (le champ peut être vide si l'organisateur n'a pas téléchargé de fichier).
Épreuves
L'onglet Épreuves contient la liste de toutes les épreuves triées par sexe et par épreuve. À côté de chaque épreuve figurent les colonnes suivantes :
- Sexe - le sexe de l'épreuve,
- Catégorie d'âge - la catégorie d'âge de l'épreuve,
- Inscription (facultatif) - statut de l'inscription (si elle est activée),
- Prix (facultatif) - si l'inscription est activée,
- Minimas de qualification (facultatif) - minimas de qualification requis pour la participation à cette épreuve avant l'approbation.
- Max. participants (facultatif) - le maximum de participants pouvant s'inscrire,
- Date (facultatif) - la date de début de l'épreuve (pour le niveau de compétition le plus bas).
Veuillez noter : une mise à jour des épreuves proposées peut être faite à tout moment par l'organisateur et sera visible instantanément sur cette page.
Le statut de l'inscription peut être :
- En attente - statut initial, non encore ouverte au public.
- Ouvert - l'inscription est ouverte pour les participants. Cliquer dessus pour aller à l'onglet Inscription.
- Fermé - l'inscription est fermée et ne pourra pas être réouverte pour des inscriptions supplémentaires.
- Exclu - ces épreuves ne sont pas ouvertes à l'inscription public.
Recherche
L'onglet Recherche vous permet d'effectuer une recherche par nom d'athlète, d'équipe de relais ou de club/équipe. Vous pouvez avec cet onglet voir les résultats de votre athlète dans toutes les épreuves dans la même vue et sans ouvrir l'onglet des résultats.
Cliquer sur le nom de l'athlète ou du relais pour accéder à la start-list ou aux résultats.
Calendrier/Start-lists/Résultats
L'onglet Calendrier/Start-lists/Résultats comprend la liste des épreuves avec toutes les start-lists et les résultats. Vous pouvez filtrer la liste par le nom de l'épreuve, la date, le sexe et la catégorie d'âge. Cliquer sur le nom de l'épreuve pour accéder à la start-list et aux résultats.
Participants
L'onglet Aperçu des participants répertorie tous les athlètes et toutes les équipes de relais qui figurent sur les start-lists de toutes les épreuves.
Il existe un ensemble de filtres à sélectionner, suivi d'un ensemble de champs à trier.
L'ensemble de filtres comprend le type d'Épreuve, le nom de l'affiliation Club / établissement scolaire, du Pays, de la Catégorie d'âge et du Sexe. Vous pouvez également masquer des disciplines individuelles des épreuves combinées.
Une fois qu'un ensemble de filtres (ou aucun filtre) a été choisi, vous pourrez trier les athlètes selon plusieurs champs, y compris le Sexe, l'Épreuve, le Club / l'établissement scolaire, le Pays, le nom du Participant, le Numéro de dossard, la Catégorie d'âge, l'Horaire de début de l'épreuve, le PB ou SB. Pour activer un champ de tri, appuyer simplement sur le champ ovale et vous le verrez changer de couleur vers une nuance bleue. Vous pouvez activer plusieurs champs de tri et la priorité des champs va de la gauche à la droite. Vous pouvez faire glisser ces champs en fonction de votre ordre d'importance préféré.
Les participants ou les entraîneurs peuvent facilement voir toute la liste des athlètes et s'assurer que tout est en ordre.
Veuillez noter : la liste des participants n'est pas actualisée automatiquement après la modification des start-lists. Veuillez patienter un moment pour voir les listes mises à jour.
Inscription
Sélectionner l'onglet Inscription pour vous inscrire vous-même ou pour inscrire quelqu'un d'autre pour la compétition. Cliquer sur Vous connecter pour voir la liste des athlètes dans votre liste. Cliquer sur Vous inscrire si vous n'avez pas encore de compte, et vous renseigner dans le guide Participants: Créer et gérer son compte pour avoir des détails sur la configuration de celui-ci.
Une fois connecté vous devrez accepter les Termes et Conditions et/ou la Déclaration antidopage publiés par l'organisateur. Cette étape n'est pas obligatoire si l'organisateur n'a pas publié les Termes et Conditions ou la Déclaration antidopage en relation avec cette compétition.
Il peut également vous être demandé d'ajouter vos coordonnées (adresse e-mail et numéro de téléphone). Il est important que les organisateurs puissent vous contacter en cas de changement d'horaire ou de questions concernant vos inscriptions. Cependant, vous pouvez choisir de ne pas fournir vos coordonnées.
Gestion des athlètes et des relais
Après avoir accepté les termes vous pourrez voir la liste de tous les athlètes que vous gérez et que vous pouvez inscrire à la compétition. Si l'athlète que vous souhaitez inscrire n'est pas sur votre liste, cliquer sur le champ Ajout d'athlète/de relais ou vous rendre sur Mon compte → Athlètes & relais et créer un nouvel athlète. Veuillez consulter le guide Participants: Créer et gérer votre compte pour plus de détails à ce sujet.
Sachez que vous pouvez cacher (ou rendre visible) des athlètes/relais sur la liste Athlètes & relais (sous l'onglet Mon compte) s'ils ne sont plus actifs.
Choisir des épreuves
Cliquer sur le lien Sélectionner des épreuves visible à côté du nom de l'athlète pour inscrire un athlète ou un relais. Vous verrez une nouvelle fenêtre Choisir des épreuves.
La liste affiche toutes les épreuves disponibles que l'athlète sélectionné peut choisir. Celles-ci dépendent du sexe et de la catégorie d'âge de l'athlète (si la vérification de la catégorie d'âge est activée). Vous pouvez filtrer la liste des épreuves en cliquant sur le nom dans la colonne Épreuve.
Vous devez sélectionner un club/établissement scolaire si nécessaire avant de choisir des épreuves. Cliquer sur Ajouter un club au profil sous le nom de l'athlète et ajouter le bon club au profil de l'athlète. Pour plus d'informations sur la façon d'ajouter des clubs au profil de l'athlète, consultez le guide Participants: Créer et gérer son compte.
Si un athlète est membre de plusieurs clubs, vous pouvez passer de l'un à l'autre en cliquant sur le nom du club et en sélectionnant le bon nom dans la liste.
Il suffira de sélectionner l'option Aucune affiliation dans le profil de d'athlète au cas où l'athlète n'est pas membre d'un club.
Il est possible de modifier l'affiliation à tout moment (même après l'inscription). Il suffit de cliquer sur le champ Sélectionner des épreuves.
Cliquer sur la case à cocher située à droite sur la ligne de l'épreuve souhaitée pour choisir une épreuve. En cliquant sur la case à cocher, les champs PB, SB et Message seront actifs. S'il n'est pas possible de cliquer sur la case à cocher, cela veut dire que l'inscription à l'épreuve n'a pas encore commencé ou a été fermée.
Pour ajouter des records personnels (PB) et de la saison (SB), saisir les résultats au format HH:MM:SS.ss (par exemple 2:19:20 pour un marathon ou 10.95 pour 100 m), ou au format MM.MM (avec un point comme séparateur). Une fois saisis, les records ne peuvent être modifiés que si l'athlète n'a pas encore été validé par l'organisateur (statut de validation En attente). Modifier le record n'est possible qu'en entrant un meilleur résultat.
Vous devrez saisir les records appropriés pour pouvoir vous inscrire si l'épreuve est configurée avec des minimas. Le statut de la vérification des minimas défini par l'organisateur gère les différentes possibilités d'inscription. Vous ne pourrez pas vous inscrire à l'épreuve si votre record n'est pas égal ou en dessous des minimas requis (strict) ou alors vous pourrez vous inscrire dans le cas où des minimas ne sont pas requis (Open).
Vous devrez ajouter le dossard dans le champ Numéro de dossard si l'organisateur a activé l'option permettant aux participants de fournir leur propre numéro de dossard. Vous pouvez ajouter des numéros de dossard identiques ou différents pour chaque épreuve.
Il est aussi possible d'envoyer un message à l'organisateur à partir de la fenêtre Choisir des épreuves. Cliquer sur l'icône Message pour informer l'organisateur si vous avez des demandes ou questions spécifiques concernant votre participation à une épreuve.
Sending a message will start a special chat with the organiser. You can open it by clicking the message icon under the Msg column. The icon will be light grey if there are no messages, dark grey if there are no new messages and blue if there are unread messages. You will receive an email notification if there is a new message from the organiser.
L'envoi d'un message entamera une discussion spécifique avec l'organisateur. Vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur l'icône de message sous la colonne Message.
Les couleurs de l'icône :
- gris clair s'il n'y a aucun message,
- gris foncé s'il n'y a pas de nouveaux messages et
- bleu s'il y a des messages non lus.
Vous recevrez une notification par e-mail en cas de nouveau message de l'organisateur.
Il est possible d'inscrire un athlète/relais à plusieurs épreuves à la fois. Cliquer sur le champ S'inscrire lorsque vous avez sélectionné toutes les épreuves appropriées. Il faudra répéter les étapes ci-dessus pour tous les athlètes/relais si vous en enregistrez plus d'un.
Sélectionner des membres pour le relais
Il est possible d'ajouter des membres à votre relais si vous avez inscrit une équipe de relais. Pour ce faire, cliquer sur l'icône située sous le nom du relais.
Cliquer sur le champ Ajouter dans la fenêtre Membres du relais. Dans la nouvelle fenêtre, cliquer sur l'icône plus à côté des athlètes que vous souhaitez sélectionner pour votre équipe.
Veuillez noter : Il n'est possible d'ajouter des membres au relais qu'à partir de la liste des athlètes associés à son propre compte. Il faudra ajouter un athlète manquant dans le compte en suivant les étapes décrites ci-dessus.
Cliquer sur le bouton Fermer Lorsque tous les membres du relais ont été sélectionnés. Pour modifier l'ordre, cliquer sur le bouton Réorganiser et sur les icônes fléchées pour modifier la position des athlètes. Lorsque vous êtes prêt, cliquer sur le champ Sauvegarder qui sauvegardera l'ordre des athlètes.
Veuillez noter : vous pouvez ajouter, supprimer ou modifier l'ordre des membres du relais jusqu'à l'heure de début de l'épreuve ou la date limite de la confirmation (si la fonctionnalité du check-in est activée).
Droits d'entrée de participation à la compétition
Vous verrez le montant équivallent aux droits d'entrée au dessus de la liste des épreuves si l'organisateur en a défini un pour la compétition. Celui-ci sera sélectionné automatiquement après la sélection de la première épreuve.
Les droits d'entrée sont un un supplément à percevoir par l'organisateur pour la première épreuve à laquelle vous vous inscrivez. Toute épreuve ultérieure pour le même athlète n'inclura pas ces frais.
Veuillez noter : La somme des frais de participation, s'il y a des frais d'inscription pour la compétition, sera le montant des droits d'entrée à la compétition + le montant spécifique pour l'épreuve. Si vous souhaitez inscrire un athlète à deux épreuves ou plus, la somme correspondra aux droit d'entrée + le montant pour la 1ère épreuve + le montant pour la 2ème épreuve, et ainsi de suite.
Statut
Vous allez maintenant passer à la prochaine étape qui dépendra du statut de l'inscription. Le statut de l'athlète/du relais peut être :
- En attente de validation - l'athlète ou le relais a été inscrit et attend la validation de l'organisateur (le processus peut prendre quelques secondes si l'organisateur a activé la validation automatique et le statut sera mis à jour rapidement si vous attendez sur cette page).
- Vérification de la validité de la licence - l'athlète a été inscrit et attend le résultat de la vérification de sa licence pour la date de la compétition (cette option est visible si le paramètre de vérification de la licence pour ce meeting est activé par l'organisateur).
- Approuvé - l'athlète/le relais a été validé par l'organisateur et le paiement est requis (si la participation n'est pas gratuite).
- Rejeté - l'athlète/le relais a été rejeté par l'organisateur et ne sera pas autorisé à payer ou à s'inscrire à cette même épreuve une seconde fois.
- Liste d'attente - l'athlète/le relais a été mis sur liste d'attente et doit attendre le prochain changement de statut (cela peut avoir eu lieu lorsque le nombre maximum d'athlètes/de relais a été atteint pour cette épreuve).
- Start-list - l'athlète/le relais se trouve sur la start-list, aucune action n'est requise sauf si vous souhaitez vous désinscrire.
- Désinscrit - l'athlète/le relais s'est retiré de l'épreuve.
- Retiré - l'athlète/le relais a été supprimé de la start-list par l'organisateur.
Vous serez également informé de chaque changement de statut par e-mail.
Paiement
Le statut du paiement sera Requis si au moins un de vos athlètes/relais a été validé et si les statuts d'un ou de plusieurs athlètes/relais ne sont pas en attente de validation. Vous pourrez donc procéder au paiement en cliquant sur le champ Paiement. Le statut du paiement peut être le suivant :
- Épreuve non payante - il n'y a pas de frais pour cette épreuve.
- Requis - vous pouvez payer pour cette épreuve, cliquer sur le bouton Paiement en bas de la page pour accéder à la plateforme de paiement Stripe.
- Payment commencé - une fois que vous avez cliqué sur le bouton de Paiement le statut du paiement passera à Paiement commencé. Si vous revenez sur la plateforme en ayant été sur Stripe sans payer, vous pouvez cliquer sur le bouton Annuler le paiement et vous désinscrire de l'épreuve si c'est que vous souhaitez.
- Paiement échoué - paiement infructueux, veuillez réessayer ou contacter l'organisateur.
- Paiement effectué - le paiement s'est bien passé et l'athlète/le relais (éventuellement plusieurs) sera bientôt déplacé vers la start-list.
- Remboursement demandé - un participant s'est désinscrit et a demandé un remboursement.
- Remboursement entamé - l'organisateur a accepté le remboursement.
- Remboursement refusé - l'organisateur a rejeté le remboursement.
- Remboursement effectué - le remboursement s'est bien passé.
Vous verrez la fenêtre Résumé du paiement en cliquant sur le champ Paiement. Vérifier la liste et si tout est en ordre, cliquer ensuite sur le champ Payer.
Roster Athletics a un partenariat avec Stripe pour les paiements sécurisés et les services financiers. Vous vous rendrez sur le site de paiement de Stripe en cliquant sur le bouton Payer.
Les options de paiement disponibles diffèrent légèrement selon l'organisateur du meeting, la devise utilisée et le navigateur dans lequel vous vous trouvez. Les options de paiement les plus populaires sont les suivantes :
- Carte bancaire (par exemple Visa, Mastercard, American Express ou autres),
- Google Pay (non disponible avec Safari),
- Apple Pay (uniquement disponible avec Safari),
- Przelewy24 (disponible uniquement avec la devise polonaise).
Choisir l'option de paiement qui vous convient le mieux et remplir les champs appropriés. Cliquer ensuite sur le bouton Payer. Ne pas fermer la fenêtre. Vous retournerez automatiquement sur la plateforme Roster Athletics si le paiement est réussi. Le statut de l'athlète/du relais devrait être mis à jour vers le statut Start-list et le statut de paiement quant-à lui deviendra Paiement effectué. Cela peut prendre jusqu'à 10 minutes pour que ces changements apparaissent, mais généralement dans un délai beaucoup plus court.
Paiement avec des avoirs
Si vous avez au moins un avoir sur votre compte vous verrez la fenêtre Payer avec votre avoir après avoir cliqué sur le bouton de Paiement. Pour les frais de participation où vous n'avez pas suffisamment d'avoir pour couvrir la totalité du montant, il est cependant possible d'effectuer un paiement partiel avec cet avoir et le reste avec une carte bancaire par exemple. Si vous combinez avoir et carte bancaire pour une épreuve, et que vous voudrez plus tard demander un remboursement, celui-ci ne sera possible que par l'intermédiare d'avoir.
Les avoirs peuvent être utilisés si le montant de l'avoir couvre l'intégralité ou uniquement une partie des frais. Dans ce dernier cas de figure, les avoirs seront inclus sur la page du fournisseur de paiement comme une réduction.
Les avoirs ne peuvent être utilisés que pour payer pour une participation à des compétitions organisées par le même organisateur qui remboursera vos frais de participation sous forme d'avoir dans la même devise. Vous rendre sur Mon compte → Mes avoirs pour vérifier votre solde actuel des avoirs.
Désinscription et remboursement
Vous pouvez vous désinscrire de l'épreuve avant ou après le paiement. Si vous vous désinscrivez avant le paiement (ou si l'épreuve est sans frais), cela sera possible en cliquant sur les trois points de la colonne à l'extrême droite. Sélectionner Se désinscrire.
Sachez que vous ne pouvez pas vous désinscrire moins de 2 heures avant le début de l'épreuve.
Veuillez noter : vous ne pourrez pas vous réinscrire à l'épreuve à laquelle vous vous êtes désinscrit si votre statut était autre que En attente de validation.
Si vous souhaitez vous désinscrire après le paiement, vous pouvez le faire en cliquant sur les trois points de la colonne à l'extrême droite et sélectionner Se désinscrire et demander un remboursement.
Vous pouvez décider du type de remboursement que vous souhaitez recevoir dans la nouvelle fenêtre Se désinscrire et demander un remboursement.
En sélectionnant Méthode de paiement utilisée vous recevrez le montant total de l'épreuve moins les frais de transaction applicables (par exemple, frais de carte de crédit, frais de service de Roster Athletics).
En sélectionnant Avoir attribué à l'organisateur le montant total sera crédité sur votre compte. Vous pouvez utiliser les avoirs d'une compétition pour une épreuve différente de cette même compétition ou pour tout prochain événement organisé par le même organisateur.
Veuillez noter : une fois désinscrit de cette épreuve vous ne pourrez pas vous réinscrire pour la même épreuve dans cette même compétition. Pour que cela soit éventuellement possible il vous faudra contacter l'organisateur directement.
Il est possible de demander un remboursement si les droits d'éntrée à la compétition sont remboursables au cas où vous décidez de vous désinscrire de toutes vos épreuves. L'organisateur doit cependant avoir résolu´toutes les demandes de remboursement des épreuves.