Ce guide décrit comment gérer les inscriptions des athlètes lorsque la période d'inscription est activée et ouverte ou après la date limite d'inscription. Veuillez consulter le guide suivant Organisateurs : Configuration des inscriptions afin d'apprendre à configurer et activer l'inscription pour votre compétition.


Ce guide est organisé comme suit :



Approbation/rejet des inscriptions


Vous pouvez gérer toute l'activité de validation via la page INSCRIPTION → Gestion - épreuves une fois que la compétition est ouverte aux inscriptions et que les participants se sont inscrits. 


Vous verrez ici la liste des athlètes qui sont dans le processus d'inscription et leur statut d'inscription.



Dans la première ligne se trouvent des champs où vous pourrez trier les données en fonction des différents statuts (la colonne Licence est uniquement visible si la vérification de la licence est activée).


Lorsque les participants s'inscrivent à une compétition nécessitant la validation de l'organisateur (par défaut), tous les athlètes devront d'abord être validés avant de payer et d'être ajoutés à la start-list. La validation ainsi que d'autres actions se trouvent dans la colonne de droite depuis l'icône à trois points. Le participant verra également le statut mis à jour une fois l'action effectuée.


L'organisateur a les choix suivants quand un participant s'est inscrit pour une épreuve :

  • Valider - l'athlète peut payer pour l'inscription.
  • Rejeter - l'athlète ne pourra pas payer pour l'épreuve et ne sera donc pas sur la start-list.
  • Liste d'attente - l'athlète est placé sur une liste d'attente (et peut être validé ou rejeté plus tard).


Veuillez noter : les inscrits seront automatiquement informés par e-mail du changement de statut d'approbation (par exemple si l'organisateur modifie manuellement le statut de Liste d'attente à Approuvé). Un rappel sera également envoyé automatiquement 24 heures avant la date limite d'inscription aux inscrits ayant le statut d'agrément et n'ayant pas encore réglé le montant demandé.



Les athlètes peuvent être validés (ou autres actions) individuellement ou en bloc en cochant les cases sur le côté gauche, puis en appuyant sur l'option Modifier la sélection appropriée. Les différentes possibilités (si actives) seront en écriture foncées, dans le cas échéant en gris clair comme sur la capture d'écran ci-dessous.



Vous trouverez des messages vous informant de certaines circonstances particulières qui sont dans ce cas des athlètes étrangers sans licence britanniques participant à cette compétition du Royaume Uni.


Veuillez noter : le champ Licence ne sera visible que si l'organisateur a un accord avec la base de données locales.



Une fois que les participants ont agis, comme payer ou se retirer de l'épreuve, leur statut de paiement ou de validation sera immédiatement mis à jour et visible sur la même page.



Une fois le paiement de l'athlète effectué, celui-ci est automatiquement transféré directement sur la start-list de cette épreuve. Au cas où la participation est sans frais l'athlète sera placé dans la start-list dès la validation par l'organisateur.



Remboursement des frais de participation


Les participants peuvent demander un remboursement après paiement et recevoir soit un avoir pour un autre épreuve, soit un remboursement par virement.

  • Avoir : le montant total de l'épreuve sera crédité sur le compte du participant. Il pourra utiliser l'avoir pour une autre épreuve de la même compétition ou lors d'une prochaine compétition créée par le même organisateur.
  • Remboursement par le mode de paiement utilisé : montant total moins les frais de transaction applicables (par exemple, frais de carte de crédit, frais de service Roster).



Une fois qu'un remboursement de l'un ou l'autre type a été demandé, vous pouvez l'accepter ou le refuser. Dans les deux cas le participant sera retiré de la start-list à moins qu'il n'ait un résultat. Si aucune action n'est entreprise, le participant reste sur la start-list.


Vous verrez une icône rouge d'avertissement dans l'en-tête supérieur (à côté du nom de la compétition) s'il y a une demande de remboursement. En cliquant sur l'icône rouge et en sélectionnant Demandes de remboursement (épreuves), vous accéderez à la vue Gestion des inscriptions affichant tous les athlètes qui ont actuellement demandé un remboursement.


Vous pouvez également trouver toutes les demandes de remboursement en accédant au filtre de la colonne Paiement de la vue Gestion des inscriptions et en sélectionnant l'option appropriée.



Vous pouvez effectuer un remboursement groupé en cochant les cases sur le côté gauche et en appuyant sur l'option de Sélection appropriée. N'oubliez pas de ne pas fermer le navigateur lorsqu'une opération groupée a lieu. La fermeture du navigateur arrêtera l'opération.






Retirer/conserver un participant avec ou sans remboursement


L'organisateur peut, s'il le souhaite, supprimer un participant une fois que celui-ci a terminé son paiement et qu'il est présent sur la start-list. L'organisateur disposera des choix suivants en utilisant les options de l'icône à trois points :

  • Retirer et rembourser avec un avoir.
  • Retirer et rembourser sur le mode de paiement utilisé.
  • Retirer sans rembourser.
  • Conserver et rembourser sous forme d'avoir.
  • Conserver et rembourser sur le mode de paiement utilisé.



Veuilez noter : Pour pouvoir supprimer une épreuve avec le module d'inscription activé il vous faudra au préalable supprimer ou rejeter tous les participants (avec ou sans remboursement). Vous pourrez alors accéder au Calendrier une fois toutes les inscriptions aux épreuves résolues, et supprimer l'épreuve en cliquant sur l'icône à trois points et en sélectionnant Supprimer.



Message à l'organisateur


Les titulaires peuvent envoyer un message pour informer l'organisateur d'un besoin d'aide supplémentaire, d'ajustements éventuels en rapport avec l'inscription, ou autres.


Vous verrez une icône rouge dans la barre supérieure (à côté du nom de la compétition) si un nouveau message est présent. En cliquant sur l'icône rouge et en sélectionnant Messages relatifs à l'inscription, vous accéderez à la page de la gestion de l'inscription affichant toutes les inscriptions contenant des messages non lus.


Vous pouvez également retrouver tous les messages envoyés en vous rendant dans la page de Gestion des inscriptions, colonne Message, et en choisissant l'option appropriée au niveau du champ Filtrer.



Cliquez sur l'icône de message pour ouvrir une discussion avec le participant. L'icône sera gris clair s'il n'y a aucun message, gris foncé s'il n'y a pas de nouveaux messages et bleue s'il y a des messages non lus.



Pour ajouter un commentaire il suffit de saisir un texte dans le champ Publier un message. L’envoi d’un message changera automatiquement la couleur de l’icône du bleu au gris. Vous pouvez marquer manuellement les messages comme lus en cliquant sur le bouton Marquer comme vu. Chaque nouveau message du participant marquera à nouveau l'icône en bleu.



Télécharger un fichier CSV


Il est aussi possible de télécharger un fichier CSV contenant des informations sur les inscriptions en cliquant sur le champ Téléchargement CSV.



Le fichier contient les colonnes suivantes :

  • MeetingName - Le nom de la compétition.
  • Event - Le nom de l'épreuve.
  • Gender - Le sexe de l'épreuve.
  • AgeGroup - La catégorie d'âge de l'épreuve.
  • RegistrantName - Nom de la personne s'étant inscrite et/ou ayant inscrit d'autres personnes.
  • RegistrantEmail - Adresse e-mail de la personne qui s'inscrit elle-même et/ou d'autres personnes.
  • RegistrantPhone - Numéro de téléphone de la personne qui s'inscrit ou qui en inscrit d'autres.
  • ParticipantName - Nom du participant.
  • Club - Le club du participant.
  • Licenses (colonnes séparées par fédération) - Numéro de licence de l'athlète (s'il existe).
  • ApprovalStatus - Statut de l'approbation, par exemple, Start-list, Rejeté, Supprimé, Désinscrit.
  • Message - Message à l'organisateur.


Veuillez consulter le guide de l'utilisateur Comptabilité pour plus d'informations sur le téléchargement et la lecture du fichier CSV de vos données de paiement.