Roster Athletics

il est possible d'ajouter plusieurs athlètes (où tous les athlètes) en une seule fois au lieu d'en ajouter un par un, ceci en utilisant l'outil d'Import CSV. Vous le trouverez sur le côté gauche de la page, dans le menu Détails. 

Veuillez noter : La fonctionnalité d'import par fichier CSV ne peut pas être utilisée si l'inscription en ligne est activée.

Le guide comprend les sections suivantes :

1. Création du fichier CSV

2. Référence des colonnes

• Valeurs LicenseType acceptées 

3. Importation du fichier CSV

4. Résolution des conflits

• Comment résoudre un conflit
• Exemple : noms d'équipes de relais en double 

5. Épreuves de relais

• Épreuves de relais standard
• Relais mixte : équipes masculine et féminine séparées dans une même épreuve
• Équipe de relais mixte : athlètes masculins et féminins dans la même équipe
• Épreuves individuelles mixtes

6. Codes d'épreuve (EventCode)

• Valeurs acceptées pour la phase d'épreuve (EventStage)

7. Codes de catégories d'âge (AgeGroup)

• Jeunes et seniors 
• Masters 
• Scolaire (US)

8. Codes de niveau scolaire (SchoolGrade)

9. Ouverture d'un fichier CSV dans Excel

• Astuces pour optimiser votre travail avec votre fichier d'importation
• Check-list pour import CSV
• Comment ouvrir un fichier CSV dans Excel?

1. Création du fichier CSV

Créez votre fichier CSV à l'aide d'un tableur tel qu'Excel. Chaque ligne représente une inscription individuelle (athlète) ou une équipe de relais. Les colonnes sont décrites dans la section Référence des colonnes ci-dessous.

Remarque : les colonnes obligatoires sont indiquées par « Oui » dans la colonne Requis du tableau de référence.

Règles de formatage

• Noms des athlètes : Mettez uniquement la première lettre du prénom, du deuxième prénom et du nom de famille en majuscule, sauf si le nom lui-même exige une autre forme. Exemple : John Joseph McDonald.
• Date de naissance : Utilisez le format AAAA-MM-JJ. Vous pouvez utiliser la mise en forme des cellules d'Excel pour garantir le bon format.
• N'utilisez pas de dates fictives : Si vous ne connaissez que l'année de naissance d'un athlète, laissez le champ DateOfBirth vide et utilisez plutôt YearOfBirth. Ne saisissez pas de date fictive telle que 1990-01-01.
• Records personnels et de la saison : Utilisez le point (.) comme séparateur décimal pour les distances et les temps (par exemple, 9.58). Utilisez le deux-points (:) entre les heures, les minutes et les secondes.
• Évitez les caractères spéciaux : N'utilisez pas de virgules (,), de points-virgules (;) ou de guillemets (") dans le fichier, car ils perturberaient le format CSV et provoqueraient des erreurs.
• Les en-têtes de colonnes sont sensibles à la casse : Ne modifiez ces noms d'en-têtes d'aucune manière. La casse et l'orthographe doivent correspondre exactement ; par exemple, FirstName n'est pas identique à firstname ou Firstname.
• I majuscule, pas L minuscule : Dans les noms de colonnes tels que EntryId, StartListId, RelayId et TilastopajaId, le suffixe « Id » se termine par un I majuscule (comme dans « Ivan »), et non par un l minuscule (comme dans « lettre »). Ces caractères peuvent se ressembler selon la police utilisée.
• Encodage du fichier : Enregistrez le fichier au format CSV UTF-8.

Remarque : un exemple de fichier CSV et un modèle Excel sont joints en bas de ce guide. Si vous utilisez la fonctionnalité d'exportation PZLA ou HyTek, utilisez directement le fichier CSV issu de ces systèmes. Si un fichier HyTek ne parvient pas à s'importer, vérifiez qu'il utilise des entrées délimitées par des points-virgules.

2. Référence des colonnes

Le tableau ci-dessous répertorie toutes les colonnes prises en charge. Les colonnes marquées « Oui » dans la colonne Requis doivent être présentes pour que l'importation réussisse.

Valeurs LicenseType acceptées 

Les valeurs suivantes sont acceptées pour la colonne LicenseType :

• NorthernIrelandAth - Fédération d'Irlande du Nord,
  
• EnglandWalesAth - Fédération d'Athlétisme de l'Angleterre et du Pays de Galles,
• GreekAth - Fédération Grecque d'Athlétisme,
• IcelandicAth - Fédération Islandaise d'Athlétisme,
• LithuaniaAth - Fédération Lithuanienne d'Athlétisme
• NewZealandAth - Fédération d'Athlétisme de Nouvelle-Zélande,
• RomaniaAth - Fédération Roumaine d'Athlétisme,
• ScotlandAth - Fédération Écossaise d'Athlétisme,
• TFRRS - NCAA (une fédération aux États-Unis).
• WorldAth - World Athletics,
• WAPara - World Para Athletics (SDMS),

3. Importation du fichier CSV

Cliquez sur le bouton Importer les start-lists sur la page Détails, puis choisissez le format Auto ou Roster. Vous pouvez également faire glisser et déposer le fichier directement sur la page.

Important : si vous avez déjà défini un calendrier d'épreuves dans la plateforme d'administration web et que vous laissez le champ EventStart vide dans votre fichier CSV, le calendrier existant sera remplacé par des valeurs par défaut. Pour conserver votre calendrier, remplissez la colonne EventStart ou mettez à jour le calendrier manuellement après l'importation.

Une fois l'importation effectuée, une option de menu Importation CSV apparaît tout à fait à gauche. Cette option reste visible jusqu'à ce que vous changiez de compétition, importiez un autre fichier, cliquiez sur Terminé ou rechargiez la page.

4. Résolution des conflits

Après l'importation, vous verrez quatre notations différentes à côté du nom des athlètes ou des équipes de relais :

Statut	Explication
	Correspondance exacte trouvée — l'athlète ou le relais existe déjà dans la base de données Roster Athletics.
	Aucune correspondance trouvée — un nouveau profil sera créé automatiquement.
	Correspondance partielle — une ou plusieurs correspondances possibles ont été trouvées. Vous devez sélectionner le bon athlète ou la bonne équipe de relais.
	Conflit — une action est requise. Sélectionnez la bonne correspondance, supprimez l'entrée en double ou créez un nouveau profil.

Important : vous devez résoudre tous les conflits en jaune et en rouge avant de pouvoir sauvegarder la startlist. Le bouton Importer restera inactif tant que tous les conflits ne seront pas résolus (c'est-à-dire en sélectionnant le bon athlète ou la bonne équipe).

Comment résoudre un conflit

Cliquez sur Sélectionner un profil dans la liste à côté de l'entrée signalée, puis :

• Rechercher et sélectionner — recherchez dans la base de données Roster pour trouver et lier le bon profil existant.
• Créer un nouveau profil d'athlète — créez un nouveau profil à l'aide des données du fichier CSV.
• Créer un profil d'équipe de relais — créez un nouveau profil d'équipe de relais.

En cas de conflit (point jaune ou orange), vous pouvez essayer de trouver manuellement l'athlète ou l'équipe de relais dans la base de données Roster en cliquant sur Sélectionner dans la liste puis en choisissant Chercher & sélectionner.

Si l'athlète ou l'équipe de relais n'est pas trouvé(e), vous pouvez créer un(e) nouveau(elle) athlète ou équipe de relais en cliquant sur Sélectionner dans la liste et en sélectionnant Créer un nouveau profil d'athlète ou Créer un nouveau profil d'équipe de relais, en utilisant les données du fichier CSV.

Exemple : noms d'équipes de relais en double 

• Vous avez téléchargé une start-list CSV avec 2 équipes de relais nommées "Relais TEAM", mais l'une est l'équipe numéro 1 et l'autre l'équipe numéro 2. 
• Imaginons qu'il n'existe qu'une seule équipe "Relais TEAM" dans la base de données Roster Athletics.
• Automatiquement, les 2 équipes dans le fichier seront comparées avec la base de données et un conflit apparaîtra, car 2 équipes sont présentes dans votre fichier mais une seule dans la base de données.
• Pour résoudre ce conflit, vous devrez créer 2 nouvelles équipes de relais et les nommer "Relais TEAM 1" et "Relais TEAM 2". Voir les captures d'écran ci-dessous, avec en bleu les données chargées de votre fichier CSV.

Une fois tous les conflits résolus, cliquez sur Importer pour enregistrer la start-list, puis cliquez sur Start-list pour afficher le résultat.

À retenir :
- N'utilisez pas de caractères spéciaux dans le fichier CSV (ex. , /virgule/, ; /point-virgule/ ou “ /unité de mesure/).
- Une fois tous les athlètes enregistrés dans le fichier Excel, sauvegardez-le au format UTF-8 CSV.

5. Épreuves de relais

Cette section explique comment structurer les inscriptions de relais dans le fichier CSV. Suivez les règles correspondant à votre type d'épreuve.

Épreuves de relais standard

Chaque inscription de relais se compose d'une ligne de définition d'équipe suivie des lignes individuelles des athlètes.

• Ligne d'équipe : renseignez EntryId, StartListId, RelayTeamName, Gender, CountryCode, EventCode, EventStage, AgeGroup, ClubName (si pertinent) et TeamName (pertinent uniquement si la compétition par équipes est activée).
• Lignes des athlètes : ajoutez une ligne par athlète. Renseignez RelayId avec la valeur EntryId de la ligne de l'équipe de relais. Cela permet de lier chaque athlète à son équipe.
• Les lignes des athlètes doivent suivre la ligne d'équipe : les membres du relais ne doivent pas apparaître au-dessus de la ligne d'équipe dans le fichier.
• Même StartListId : toutes les lignes des athlètes doivent partager le même StartListId que la ligne d'équipe. Les équipes de relais d'une même épreuve doivent toutes partager le même StartListId — dans le cas contraire, des épreuves distinctes seront créées.

Relais mixte : équipes masculine et féminine séparées dans une même épreuve

Si votre épreuve comporte des équipes masculines et féminines distinctes concourant ensemble dans la même épreuve, définissez le même StartListId pour toutes les équipes. Elles apparaîtront toutes dans la liste de départ sous la même épreuve.

Équipe de relais mixte : athlètes masculins et féminins dans la même équipe

Pour les épreuves telles que 4x400m ÉQUIPE MIXTE (ou toute épreuve 4x___m ÉQUIPE MIXTE) où les équipes individuelles comprennent à la fois des athlètes masculins et féminins :

• EventCode : utilisez 4x400m MIXED TEAM (ou le code d'équipe mixte applicable).
• Sexe pour la ligne d'équipe : définissez sur Mixed.
• Sexe pour chaque ligne d'athlète : définissez sur Male ou Female selon le cas.
• RelayId : définissez comme décrit ci-dessus pour les relais standard.

Épreuves individuelles mixtes

Pour importer une épreuve individuelle mixte, définissez Gender sur Male ou Female pour chaque athlète et attribuez le même StartListId à tous les athlètes. L'épreuve sera importée en tant qu'épreuve mixte.

6. Codes d'épreuve (EventCode)

Vous pouvez utiliser soit le nom complet de l'épreuve (par exemple, 100m Hurdles), soit le code court (par exemple, 100H) comme valeur pour EventCode. La liste complète des épreuves est disponible dans le guide Liste des épreuves sur le portail d'assistance.

Valeurs acceptées pour la phase d'épreuve (EventStage)

Utilisez l'une des valeurs suivantes exactement telle qu'écrite :

• Qualification
• Preliminary (= série préliminaire) 
• Heat
• SemiFinal
• Final

7. Codes de catégories d'âge (AgeGroup)

Vous pouvez utiliser Auto pour attribuer automatiquement une catégorie d'âge aux athlètes en fonction de leur date ou année de naissance. La liste complète est également disponible dans le guide Liste des catégories d'âge sur le portail d'assistance.

Jeunes et seniors 

Masters 

Scolaire (US)

Veuillez noter :
- Les catégories d'âge mentionnées ci-dessous sont valables uniquement pour la France. Le nom des catégories peut varier selon les pays francophones.
- Vous devez saisir Auto avec uniquement la première lettre en majuscule.
- Utilisez les codes de couleur bleue. Le système n'acceptera pas les noms en français.

Remarque : Ces niveaux d'étude ne doivent pas être confondus avec les catégories d'âge (AgeGroup) lors de la configuration d'une épreuve.

Il est possible de créer des compétitions basées sur des niveaux scolaires existants en France (par exemple, un événement ne comprenant que des élèves de 5ème - niveau collège, ou des élèves de terminales - niveau lycée). Toutefois, ces compétitions basées sur les niveaux scolaires ne prendront pas en compte l'âge réel de l'athlète. Ainsi, si vous choisissez 5ème comme catégorie d'âge, vous risquez de voir des athlètes de différents âges participer aux mêmes épreuves.

Il n'est donc pas possible de sélectionner simultanément la classe scolaire de l'élève et sa catégorie d'âge (par exemple, 5ème et U12 si l'élève a moins de 12 ans).

8. Codes de niveau scolaire (SchoolGrade)

9. Ouverture d'un fichier CSV dans Excel

Ouvrir un fichier CSV en double-cliquant dessus dans Windows peut entraîner une mauvaise interprétation des caractères par Excel, en particulier les lettres accentuées et les caractères spéciaux. Pour ouvrir correctement le fichier avec l'encodage UTF-8, suivez ces étapes :

• Ouvrez Excel et créez un classeur vide.
• Accédez à l'onglet Données et cliquez sur Obtenir des données > À partir d'un fichier texte/CSV.
• Sélectionnez votre fichier CSV et cliquez sur Importer.
• Dans la boîte de dialogue d'aperçu, définissez l'Origine du fichier sur 65001 : Unicode (UTF-8) et confirmez que le délimiteur est bien la virgule.
• Cliquez sur Charger pour importer les données.

Remarque : si vous utilisez une version antérieure d'Excel ou avez besoin d'étapes plus détaillées, consultez la documentation d'assistance Microsoft pour l'ouverture de fichiers CSV en UTF-8.

Astuces pour optimiser votre travail avec votre fichier d'importation

• Figer la première ligne pour améliorer la visibilité de vos saisies. Consultez le guide : Figer des volets dans Excel.
• Ajuster la largeur des colonnes si vos saisies dépassent l’espace disponible dans le fichier type. Voir le guide : Modifier la largeur des colonnes.
• Maximiser les données saisies avant l’importation pour limiter les corrections ultérieures (ex. : numéro de série, club, etc.).

Check-list pour import CSV

Nous avons préparé une liste des éléments essentiels à retenir lors de la préparation d'un fichier CSV pour le téléchargement des engagés d'une compétition. Retrouvez-la dans le guide Check-list pour import CSV.

Comment ouvrir un fichier CSV dans Excel?

Voir le lien : https://fr.sendinblue.com/blog/fichiers-csv/ 

Ou https://support.digitaleo.com/article/ouvrir-fichier-format-csv-excel/